Atout indéniable lorsqu'il est réussi, le séminaire clients peut au contraire véhiculer une très mauvaise image de l'entreprise si son organisation n'est pas parfaite. Aussi, mieux vaut être prévoyants et soigner les préparatifs jusque dans les détails. Car ce sont toujours les erreurs et les contretemps qui marquent les esprits.
Deux à trois mois de préparation
Une des premières garanties de la réussite d'un séminaire est le temps de préparation : plus les délais sont larges, mieux c'est. En moyenne, il est conseillé de s'y prendre deux à trois mois à l'avance. La priorité est d'arrêter une date, à la fois auprès des clients que l'on souhaite inviter et auprès des hôtels et des compagnies aériennes. Le choix du contenu du séminaire peut en revanche être reporté à plus tard.
Rester souple sur les horaires et les jours de départ est en effet essentiel pour réunir un maximum de clients. Réserver des billets d'avion à prix de groupe présente l'inconvénient de restreindre la liberté des invités : il peut parfois être plus rentable de réserver les places peu de temps avant et aux horaires souhaités par les clients que de les voir se désister alors que les réservations sont faites.
Organiser en détail l'emploi du temps
Une fois la destination choisie, il reste à organiser le contenu du séjour dans le détail. Le séminaire commence dès les transferts. S'il est plutôt conseillé de ne rien organiser pendant les voyages en avion, les correspondances en bus doivent en revanche être animées, notamment si elles durent plus d'une heure. Commentaires d'un guide sur la région traversée ou activités ludiques autour du thème du séminaire, ces activités ont pour objectif de faire passer le temps plus vite, voire de détendre les invités et de les mettre en condition pour la suite du séjour.
Les activités que l'on peut proposer aux clients durant le séjour sont variées : sportives, culturelles, décalées, elles doivent dans tous les cas rester adaptées au public. Pour cela, il est nécessaire de bien connaître le profil de ses invités. Un questionnaire distribué aux participants avant le départ permet d'éviter certains impairs comme le méchoui servis aux végétariens ou les raids en VTT pour les non-sportifs. L'important est de ne jamais obliger les invités à participer. Il faut toujours leur laisser la possibilité de suivre le groupe sans pratiquer l'activité. La réussite d'un séminaire passe aussi par l'anticipation des problèmes et contretemps potentiels. Il faut toujours prévoir un plan B pour les sorties que l'on organise, continue Pierre-Olivier Carles. C'est particulièrement vrai pour les activités qui dépendent de la météo.
Enfin, il est essentiel de réserver du temps libre pour laisser les invités suivre leurs dossiers professionnels à distance. Les clients ont généralement besoin de lire leurs mails et d'être en contact avec leur secrétaire quotidiennement. Il faut leur laisser en moyenne une heure le matin et une demi-heure à midi, avant ou après le repas. Les centres d'hébergement doivent pour cela être équipés d'un nombre de connexions Internet suffisant, en particulier dans les chambres.
Le retour, un moment à soigner
Si le séminaire en lui-même ne dure que deux ou trois jours, la période qui le suit doit également être mise à profit. Un questionnaire de satisfaction doit être remis au participant au moment ou peu après son retour. Mais les actions peuvent aller plus loin. Un souvenir du séjour peut être envoyé dans les semaines qui suivent. Un cadre avec une photographie de l'invité prise dans un contexte valorisant pour lui peut être offert un mois après pour raviver ses souvenirs. Aujourd'hui des plateformes er services comme Pikeo permettent de regrouper l'ensemble des photos prises pendant l'evenement, avec des informations geolocalisees sur les lieux traverses, et les consulter en ligne en quasi-temps reel.
